Principes fondamentaux : NOTRE CODE DE CONDUITE ET D’ÉTHIQUE

	Introduction - miser sur nos traditions
	Principes de conduite et d'éthique de BMO
		Principe no 1 - Intégrité personnelle
		Principe no 2 - Respect de la lettre et de l'esprit de la loi
		Principe no 3 - Protection des renseignements et des biens
		Principe no 4 - Prévention des conflits d'intérêts
		Principe no 5 - Négociation de titres à des fins personnelles
		Principe no 6 - Engagement dans la collectivité
		Principe no 7 - Signalement des infractions
	Modifications et exemptions
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INTRODUCTION – MISER SUR NOS TRADITIONS

EN QUOI CONSISTENT LES PRINCIPES FONDAMENTAUX?

Les Principes fondamentaux sont notre code de conduite. Ce code témoigne de notre engagement à maintenir des normes rigoureuses de conduite et d’éthique des affaires – à n’agir que selon ce qui est équitable, ce qui est bien et ce qui est permis par la loi.

Nous devons comprendre tant la lettre que l’esprit du présent code et nous y conformer. Notre réputation repose sur le respect rigoureux des principes qui y sont énoncés. Les gens nous jugent non seulement en regard de notre compétence professionnelle, mais aussi en fonction de notre intégrité. Nous nous devons d’agir ainsi pour les gens qui ont établi nos fières traditions, pour ceux avec qui nous travaillons aujourd’hui et pour ceux qui hériteront de nos traditions.

QUI DOIT SE CONFORMER AUX PRINCIPES FONDAMENTAUX?

Les Principes fondamentaux s’appliquent à tous les administrateurs, dirigeants et employés (y compris les employés contractuels, occasionnels et à temps partiel) de la Banque de Montréal, de ses filiales et de ses sociétés affiliées (ci-après collectivement appelées « BMO »), quelle qu’en soit l’entité juridique ou l’autorité compétente, ainsi qu’à toute autre personne liée à BMO aux termes d’un engagement sur une base régulière ou continue. Tous les administrateurs, dirigeants et employés ont accès aux Principes fondamentaux et doivent certifier, à l’embauche et chaque année par la suite, qu’ils les ont lu et en comprennent le contenu et qu’ils s’y conformeront ou s’y sont conformés.

De même, nous nous attendons à ce que nos fournisseurs de biens et de services (p. ex., les consultants externes) se conforment aux mêmes normes de conduite et d’éthique que nous. À cette fin, un exemplaire du code doit leur être remis.

À QUI S’ADRESSER POUR DEMANDER CONSEIL?

Il incombe à chacun d’entre nous de bien connaître le code ainsi que les politiques générales, les normes générales, les méthodes d’exploitation de l’organisation qui fournissent de plus amples indications sur l’interprétation et l’application de ses principes. Pris dans leur ensemble, ils nous informent sur la manière d’exercer efficacement nos fonctions tout en agissant selon les normes de l’équité et de l’éthique.

En cas de doute quant aux incidences d’une situation sur le plan juridique ou éthique ou aux incidences sur la réputation de l’organisation, nous pouvons contacter l’une des personnes ou l’un des services figurant au répertoire des ressources clés accessibles sur le site des Principes fondamentaux, ou tout simplement obtenir de l’aide en communiquant avec notre directeur ou la Conformité de BMO.

CONSÉQUENCES DES INFRACTIONS

Le respect du présent code fait partie des exigences liées à la relation d’emploi avec BMO. Toute infraction au code est traitée avec le plus grand sérieux; elle peut entraîner des mesures disciplinaires, telles que l’obligation de consulter un spécialiste, une suspension ou un congédiement, et peut également influer sur les décisions en matière de rémunération. Des mesures similaires peuvent être prises s’il y a absence de coopération lors d’une enquête relative à une infraction ou si des représailles sont exercées contre une personne qui dépose une plainte en vertu du code. Les autorités externes compétentes peuvent être contactées s’il y a violation d’une loi ou d’un règlement. BMO peut aussi décider d’exercer des recours civils pour obtenir compensation à l’égard des dommages ou préjudices subis par suite d’une infraction.

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PRINCIPES DE CONDUITE ET D’ÉTHIQUE DE BMO

PRINCIPE N^O 1 INTÉGRITÉ PERSONNELLE

Pour gagner et conserver la confiance et le respect tant de nos collègues à BMO que des parties prenantes externes – clients, fournisseurs, actionnaires et grand public – nous devons faire en sorte que les principes d’honnêteté, d’intégrité et d’équité ainsi que les normes éthiques les plus rigoureuses qui soient sous-tendent l’ensemble de nos actes et de nos décisions. Voici des exemples de comportements inacceptables :

• Discrimination – Toute forme de discrimination à l’endroit ou de la part de quelque groupe ou personne que ce soit, à l’interne ou à l’externe, pour quelque motif que ce soit, y compris la race, la couleur, la religion, l’origine nationale ou ethnique, l’âge, le sexe, l’identité ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état matrimonial, une incapacité physique ou mentale ou une condamnation au criminel pour laquelle un pardon a été accordé.
  
  
• Harcèlement – Tout comportement blessant, déplacé, intimidant ou humiliant, intentionnel ou non, qu’une personne raisonnable interpréterait comme une humiliation d’autrui et une entrave au maintien d’un milieu de travail sécuritaire, accueillant et productif.
  
  
• Consommation abusive d’alcool et de drogues – Consommation de boissons alcoolisées au travail en quantités diminuant le rendement ou affaiblissant le jugement. Sauf dans des circonstances particulières telles que les réceptions autorisées et supervisées par BMO, la consommation d’alcool dans les locaux de BMO est formellement interdite, de même que l’utilisation abusive de substances contrôlées ou la consommation, la possession, la vente ou la distribution de drogues illicites dans les locaux de BMO, lors d’activités de BMO ou lorsqu’un individu peut être identifié comme un employé de BMO.
  
  
• Jeu – Toute activité diminuant le rendement.
  
  
• Mauvais usage d’Internet, du courriel et des médias électroniques – Transmission, visualisation, production, impression, téléchargement ou stockage, en connaissance de cause, de communications de nature discriminatoire, diffamatoire, obscène, destructrice (p. ex., virus informatiques), menaçante ou harcelante, ou de tout contenu déplacé dans un contexte de travail (p. ex., écrits de nature sexuelle, chaîne de courriels).

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PRINCIPE N^O 2 RESPECT DE LA LETTRE ET L’ESPRIT DE LA LOI

Nous devons connaître et respecter les lois et les règlements applicables adoptés par les divers ordres de gouvernement, ainsi que par les organismes publics et les organismes de réglementation, dans tous les territoires où BMO exerce ses activités. Nous devons remplir les obligations juridiques que nous assumons par contrat ou par effet de la loi, y compris nos obligations fiduciaires. Toute violation peut entraîner des poursuites ou des sanctions et entacher la réputation de BMO.

Les politiques qui forment le cadre général des politiques de BMO visent à assurer que nous agissons de façon conforme aux exigences juridiques et règlementaires et aux normes de notre secteur. Nous reconnaissons qu’il nous incombe de comprendre et de nous conformer aux politiques qui ont une incidence sur notre façon de mener nos activités.

Nous nous engageons aussi à ne traiter qu’avec des clients dont les activités sont compatibles avec nos normes éthiques très strictes et à demeurer constamment sur nos gardes pour repérer ceux qui tenteraient de se servir de nos produits ou services pour commettre des actes illégaux. Nous devons signaler toute activité suspecte aux personnes et autorités compétentes. À cet égard, nous devons prendre les mesures nécessaires pour identifier nos clients et confirmer leur identité. Nos décisions d’affaires doivent toujours être fondées sur une connaissance approfondie des produits et services que nous leur proposons. Le fait de bien connaître nos clients et nos produits nous permet non seulement d’assurer que nos relations d’affaires et nos agissements sont conformes aux exigences juridiques et réglementaires, mais aussi de bien servir notre clientèle

Voici quelques-unes des principales exigences et interdictions juridiques et réglementaires :

• Fraude ou détournement de fonds – Le détournement, le tirage à découvert, la création de fonds de couverture ou toute autre forme de conversion irrégulière de fonds, de biens ou d’autres actifs ou encore le fait d’aider quiconque à se livrer à de telles pratiques est interdit.
  
  
• Corruption ou traitement de faveur – L’acceptation ou l’offre de pots-de-vin ou d’autres paiements incitatifs est rigoureusement interdite. De même, nous ne devons accorder aucun traitement de faveur aux politiciens, partis politiques ou agents publics (y compris les membres de leur famille ou les entreprises commerciales apparentées) dans le cadre de transactions bancaires avec BMO, notamment si le renouvellement de prêts ou l’exercice de recours pour recouvrer des créances est à l’étude.
  
  
• Pratiques commerciales loyales – Nous devons traiter nos clients, nos concurrents et nos fournisseurs avec honnêteté et transparence et nous conformer aux lois et règlements en matière de concurrence du marché, y compris en matière de marketing et de publicité. Nous ne devons jamais commettre d’abus à l’égard de quiconque par la manipulation, la dissimulation, l’utilisation abusive ou l’assertion inexacte de renseignements confidentiels. La conclusion d’ententes dans le but de diminuer la concurrence, le recours à des méthodes prohibées de vente liée, le télémarketing trompeur et autres pratiques commerciales irrégulières sont rigoureusement interdites.
  
  
• Lutte au blanchiment d’argent et au financement des activités terroristes – Nous nous engageons à appliquer des méthodes d’exploitation en totale conformité avec les lois et règlements sur la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement des activités terroristes.
  
  
• Langues officielles – Nous devons nous conformer à toutes les exigences législatives sur la communication avec les clients, employés et autres interlocuteurs dans la langue officielle de leur choix. Nous nous efforçons également de communiquer dans d’autres langues, au choix du client, lorsque cela est possible et réalisable.
   

 Nous devons tous apporter notre entière coopération en cas d’enquête, de vérification ou de révision menées à l’interne par les Services d’entreprise ou à l’externe par des organismes gouvernementaux, de réglementation, d’autoréglementation ou d’application de la loi. Ce faisant, nous devons nous abstenir de toute déclaration fausse ou trompeuse ou de toute tentative visant à contrecarrer une telle enquête. Toute requête ou demande de renseignements provenant d’enquêteurs, d’organismes de réglementation ou de vérificateurs externes doit être renvoyée aux personnes ou aux services compétents figurant dans le répertoire qui se trouve sur le site des Principes fondamentaux ou à toute autre personne désignée pour répondre à de telles requêtes. Nous ne devons pas non plus exercer de représailles, ou permettre que des représailles soient exercées contre un employé de BMO ou le menacer de représailles pour avoir coopéré à une enquête ou fourni des renseignements à un enquêteur.

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PRINCIPE N^O 3 PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS ET DES BIENS

Nos relations avec nos clients, nos fournisseurs et nos collègues sont fondées sur la confiance. L’une des clés du maintien de la confiance consiste à respecter et à préserver la confidentialité des renseignements propres à BMO et des renseignements obtenus de nos clients, fournisseurs et collègues. Par renseignements confidentiels, on entend tous les renseignements non publics ayant trait à BMO, à ses employés ou à ses clients (anciens, actuels ou éventuels). Ils englobent les renseignements confidentiels importants, les renseignements personnels, les renseignements exclusifs de BMO et les données produites par BMO qui comprennent de tels renseignements confidentiels ou qui en sont dérivées. Un certain nombre de lois et règlements régissent l’utilisation, l’accessibilité, la divulgation et la conservation de tels renseignements et nous nous engageons à en observer les dispositions.

Voici quelques-uns de nos engagements à cet égard :

• Utilisation et divulgation de l’information – Tout renseignement obtenu directement ou indirectement d’un client ou d’un employé ne peut être utilisé à d’autres fins ou pour d’autres transactions que celles pour lesquelles il a été donné ou recueilli et ne peut être divulgué sans le consentement de la personne concernée. Il peut arriver que nous puissions communiquer des renseignements confidentiels sans qu’il soit obligatoire d’obtenir le consentement de la personne qu’ils concernent. Ce peut être le cas, par exemple, lorsqu’il s’avère nécessaire de protéger les biens de BMO ou lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale, notamment une ordonnance du tribunal. Même alors, il nous faut agir prudemment afin de ne divulguer que les renseignements nécessaires. En cas de doute, il ne faut divulguer aucune information sans consulter un directeur ou une autre personne compétente dont le nom figure sur le site intranet Principes fondamentaux.
  
  
• Renseignements personnels – Les lois sur la protection de la vie privée et la politique de BMO prescrivent que les clients et les employés ont le droit de déterminer comment les renseignements personnels qui les concernent peuvent être recueillis, utilisés et communiqués. Par conséquent, chacun d’entre nous a le devoir de respecter et de protéger la vie privée des gens en s’assurant que les renseignements personnels sont traités correctement.
  
  
• Divulgation de renseignements propres à BMO – Il nous incombe d’assurer que les communications destinées au public concernant BMO se font en temps opportun, sont factuelles, exactes, largement diffusées et conformes à la réglementation et à la politique de divulgation de l’information de BMO. Il est essentiel que tout développement, fait ou changement qui pourrait raisonnablement être considéré comme important pour BMO soit signalé, par les mécanismes établis, au chef des finances et des affaires administratives qui déterminera l’importance et le bien-fondé de la divulgation. Nous ne devons divulguer de renseignements financiers non publics à quiconque à BMO, excepté dans les cas prévus par la politique de divulgation. Nous ne devons divulguer à quiconque à l’extérieur de BMO aucun renseignement important concernant BMO qui n’ait déjà été rendu public, excepté dans les cas prévus par la politique de divulgation. BMO désigne des porte-parole autorisés pour assurer que les renseignements importants sur l’organisation sont rendus publics de la façon prescrite; seuls ces porte-parole sont autorisés à répondre aux questions des investisseurs ou des médias.
  
  
• Gestion et sécurité de l’information – Nous devons observer les politiques de BMO visant à assurer l’exactitude, l’intégralité, la tenue à jour et la sécurité des données et renseignements que nous détenons, créons, recueillons et gérons, quel qu’en soit le support. À cet égard, les employés doivent :
  
• • connaître la période de conservation des renseignements qui pourraient se révéler pertinents dans le cadre d’une enquête, d’une vérification, d’un examen réglementaire ou d’une poursuite, en cours ou prévisible;
    
  • ne pas oublier que la création d’un enregistrement (y compris un courriel) pourrait faire l’objet d’un examen par des tiers, à l’interne comme à l’externe;
    
  • faire preuve de vigilance afin de prévenir la contrefaçon, la distorsion et le mauvais usage de renseignements, par exemple protéger les codes d’accès au matériel informatique, transmettre des renseignements confidentiels uniquement si des solutions sécuritaires telles que le chiffrement sont implantées et protéger les systèmes de BMO contre les virus informatiques.

Nous nous engageons de plus à protéger les biens de BMO et ceux de nos fournisseurs contre toute utilisation abusive et à respecter les droits de propriété applicables. Les biens de BMO, y compris les droits d’auteur et les marques de commerce liés à la marque d’entreprise, les bureaux, la technologie, les systèmes, les produits, les renseignements, les processus, les stratégies, les plans d’affaires, les activités et les relations clients, lui appartiennent de manière exclusive et ne doivent être utilisés qu’à des fins professionnelles légitimes dûment autorisées. L’utilisation des biens de BMO, tels que les téléphones, les ordinateurs et les logiciels connexes, doit être raisonnable et légitime. Nous devons également respecter les droits de propriété des autres. Nous ne devons pas reproduire le matériel protégé par droits d’auteur, tels que les logiciels, les imprimés, les enregistrements ou les messages radiotélévisés, sans l’autorisation des détenteurs des droits d’auteur.

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PRINCIPE N^O 4 PRÉVENTION DES CONFLITS D’INTÉRÊTS

Dans le cadre de nos rapports avec des clients ou des fournisseurs actuels ou potentiels, de même qu’avec BMO, nous ne pouvons laisser un intérêt personnel ni les intérêts de BMO nuire ou sembler nuire à l’exercice de notre jugement, notre loyauté, notre objectivité ou notre impartialité. Les situations présentées ci-après illustrent des cas typiques de conflits d’intérêts.

• Abus de pouvoir – L’utilisation, réelle ou apparente, de nos fonctions à BMO ou de notre lien avec BMO pour en tirer profit ou tenter d’en tirer profit, ou pour conférer un avantage à quelqu’un à qui nous sommes liés – notamment un parent, un associé ou un collègue – ou pour compromettre les intérêts des clients de BMO est rigoureusement interdite. De même, il est interdit de tirer personnellement profit des biens et des renseignements appartenant à BMO, ou de saisir des occasions d’affaires auxquelles nous avons accès en vertu du poste occupé à BMO. Enfin, nous devons traiter les liens d’affaires personnels que nous avons avec des clients ou fournisseurs de BMO séparément de notre travail et résoudre tout conflit éventuel à l’avantage de BMO.
  
  
• Cadeaux, divertissements, sommes d’argent et autres avantages – Nous devons faire preuve de jugement quant aux cadeaux ou avantages que nous donnons ou recevons. En règle générale, les cadeaux d’une valeur plus que symbolique sont acceptables seulement s’ils sont autorisés par la loi et conformes aux normes du secteur d’activité. Leur divulgation éventuelle ne devrait pas non plus entacher la réputation de BMO, de ses employés ou du destinataire.
  
  
• Activités externes – Avant de s’engager dans des activités commerciales ou professionnelles à l’extérieur de BMO, qu’il s’agisse d’occuper un deuxième emploi, de diriger sa propre entreprise ou d’accepter un poste d’administrateur, il faut faire primer les intérêts de BMO et de ses clients. En règle générale, il est interdit de prendre part à des activités externes qui sont le moindrement en concurrence avec celles de BMO. Nous devons suivre la procédure d’autorisation afin d’assurer que les conflits d’intérêts éventuels sont traités de façon appropriée. Il n’est pas nécessaire d’obtenir d’autorisation préalable pour agir à titre de bénévole sans rémunération auprès d’un organisme sans but lucratif, religieux, éducatif, culturel, social, caritatif ou autre, mais il vaut mieux s’assurer que de telles activités n’entrent pas en conflit avec nos responsabilités envers BMO.

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PRINCIPE N^O 5 NÉGOCIATION DE TITRES À DES FINS PERSONNELLES

Les lois sur les valeurs mobilières et nos politiques internes nous interdisent de négocier les titres d’une société cotée en bourse, y compris la Banque de Montréal, lorsque nous détenons à son sujet des renseignements non publics importants. Les renseignements non publics importants sont des renseignements non publics qui touchent les activités commerciales et les affaires d’un émetteur, et dont la divulgation pourrait avoir des répercussions importantes sur la valeur de marché des titres de l’émetteur. Il est aussi interdit de communiquer de tels renseignements à des tiers, même de manière involontaire. Il est essentiel de s’assurer que nos transactions personnelles ne nuisent pas à notre travail à BMO et de respecter les politiques de l’organisation lorsque nous négocions des titres.

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PRINCIPE N^O 6 ENGAGEMENT DANS LA COLLECTIVITÉ

BMO et ses employés possèdent une longue et honorable tradition en matière de services à la collectivité. L’organisation encourage l’engagement social et y attache une grande importance, si bien qu’elle autorise à l’occasion du temps de travail et offre ses propres ressources pour soutenir la participation des employés aux activités communautaires.

Si nous participons à des activités en dehors du cadre professionnel, il est important d’exprimer clairement que nous le faisons à titre personnel, sans aucun lien avec BMO. En voici des exemples :

• Engagement politique – Nous avons tous le droit de participer à la vie politique, que ce soit à titre de candidat ou de partisan d’un candidat, d’un parti ou d’une cause. Toutefois, lorsque nous présentons notre candidature ou que nous appuyons celle d’une autre personne ou une cause particulière, il faut établir clairement que nous le faisons à titre personnel et que nos opinions et affiliations politiques ne lient en rien BMO. Nous sommes également tenus de respecter toutes les lois, restrictions et interdictions applicables à l’égard des contributions d’entreprises ou d’individus destinées à des partis politiques, à des agents publics, à des candidats ou à des causes.
  
  
• Expression d’opinions personnelles en public – Nous avons le droit d’exprimer nos opinions personnelles en tout temps et en tous lieux, dans la mesure où il est clairement établi que nous ne parlons pas au nom de BMO. Avant d’émettre des opinions en public sur des sujets qui peuvent entraîner des conséquences pour BMO, nous devons en discuter avec un directeur et, dans certains cas, consulter les Relations médias ou les Communications. Cela est particulièrement important pour les employés tels que les directeurs de succursale ou les directeurs régionaux qui sont connus du public à titre de porte-parole de BMO.

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PRINCIPE N^O 7 SIGNALEMENT DES INFRACTIONS

Il incombe à tous, administrateurs, dirigeants ou employés, de respecter les normes d’éthique de BMO. Si nous croyons qu’une infraction au présent code ou une violation des lois et règlements ou des politiques de BMO a été commise ou est susceptible de l’être, nous avons le devoir de réagir, car nous sommes tous responsables de l’application des principes du code. Nous devons signaler immédiatement de tels cas à la personne ou au service responsable de les examiner et de prendre les mesures nécessaires.

Nous devons tenir compte des éléments suivants avant de signaler un problème :

• Problèmes relatifs à la comptabilité, au contrôle interne à l’égard de l’information financière et à la vérification – Nous avons le devoir de signaler immédiatement ces problèmes à la direction du service des finances approprié. Si la réponse de la direction n’est pas satisfaisante ou si nous ne sommes pas à l’aise de communiquer avec la direction directement, nous devons nous adresser à l’ombudsman de BMO, nommé afin d’examiner ces situations et les signaler au comité de vérification. Impartial et indépendant, l’ombudsman de BMO est chargé de régler ces questions de façon équitable et en temps opportun.
  
  
• Problèmes non résolus – Si nous avons déjà présenté un problème à la direction ou à la personne ou au service responsable sans avoir obtenu de réponse satisfaisante, nous devons le soumettre sans tarder à l’ombudsman de BMO.
  
  
• Signalement confidentiel et anonyme d’une infraction au code – Nous pouvons signaler une infraction de façon anonyme, sans être tenus de donner notre nom et nos coordonnées. BMO garantit que l’identité de la personne qui signale une infraction et les renseignements transmis resteront confidentiels si l’anonymat est demandé.

BMO interdit les représailles contre quiconque signale un problème de bonne foi ou encore prête son concours ou participe à tout examen, toute enquête ou toute poursuite connexe. Un acte de représailles constitue une infraction au code.

Les rapports et les plaintes déposés de mauvaise foi constituent également des infractions au code et exposent leurs auteurs à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

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MODIFICATIONS ET EXEMPTIONS

Les exemptions à l’égard de toute disposition du code ne sont accordées qu’en des circonstances exceptionnelles. Toute exemption accordée à un administrateur, un dirigeant ou un employé doit être approuvée par le comité de vérification du conseil d’administration. Toute exemption accordée au président et chef de la direction, au chef des finances et des affaires administratives et au comptable en chef doit être révisée et autorisée par le comité de vérification. Si la loi ou le règlement l’exige, les exemptions doivent être déclarées aux organismes de réglementation appropriés.

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